Heeft u een vraag over een van de keurmerken of wilt u uw bedrijf laten inspecteren? Neem dan direct contact met ons op:

0523 - 677083
info@q-inspectie.nl

Verwerking van persoonsgegevens werkgever vs werknemer

23 aug 2018

Er komen nog steeds vragen binnen inzake de AVG versus het verwerken van persoonsgegevens binnen de administratie van ondernemingen. Hierbij een nadere uitleg.

Ook is de website van de autoriteit persoonsgegevens is hier duidelijk over.

U bent als werkgever wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs op te nemen in uw loonadministratie. Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.

Doel kopie identiteitsbewijs

U maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer bij u in dienst komt. Zo kunt u later aantonen dat uw werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren.

Ook bent u verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW.

Kopie identiteitsbewijs maken

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.

Maak bij een Nederlands paspoort een duidelijk leesbare kopie van bladzijde 2 met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.

Kopieer bij een buitenlands paspoort alleen de bladzijden waarop informatie staat, zoals de pasfoto, de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels en gegevens van kinderen.

Maak van een identiteitskaart een kopie van de voor- en achterkant.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

De kopie moet u ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

Wat moet ik als werkgever doen als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt?

Verloopt het identiteitsbewijs van een werknemer terwijl diegene bij u in dienst is? Dan hoeft u niets te doen. U hoeft uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.

Uitzondering Buitenlandse werknemers

Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet u wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.

Terug naar nieuws